Cách tạo Email mời họp: Mẹo & Mẫu

Như thực tế đã chỉ ra, một trong những tiêu chí chính để người nhận mở email là chủ đề của bức thư được xây dựng chính xác như thế nào. Cần mô tả ngắn gọn chủ đề của cuộc họp và hình thức của sự kiện mà người đó được mời.

Ví dụ: chủ đề email của bạn có thể trông như thế này:

• “Hội thảo trên web giới thiệu cho nhân viên mới”
• “Dự án bắt đầu vào thứ Hai tới”
• “Ý tưởng để cải thiện biểu ngữ”

Xin lưu ý rằng màn hình điện thoại thông minh hiển thị một số ký tự hạn chế, vì vậy hãy cố gắng giữ cho dòng tiêu đề email của bạn không quá 41 ký tự hoặc 7 từ.

Nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp nhóm với các đồng đội mới hoặc dự định nói chuyện với các đối tác tiềm năng, hãy gửi kèm một đoạn giới thiệu ngắn gọn trong email. Nói những điều quan trọng nhất trong 2-3 câu mà không làm người nhận quá phiền phức với những thông tin không cần thiết. Theo quy định, chỉ cần chào hỏi, nêu tên và lĩnh vực hoạt động của bạn là đủ:
“Chào buổi sáng! Đây là Michael, giám đốc bán hàng”

Trước khi viết email mời họp, hãy suy nghĩ cẩn thận về cách bạn sẽ mô tả chương trình. Những người tham gia cần biết chủ đề của cuộc họp và những thông tin nào để họ nghiên cứu trước. Chỉ một vài từ có thể khiến đánh giá của người tham gia về sự kiện sắp tới trở nên tích cực hơn, ngay cả khi chương trình không có gì quan trọng:
“Tôi muốn thảo luận về triển vọng của dự án của chúng ta”

Chỉ định ngày và thời gian của cuộc họp là phải có. Nếu bạn không cung cấp thông tin này trong email, người nhận có thể bị nhầm lẫn và điều này có thể làm gián đoạn sự kiện. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn đã thêm liên kết lời mời:

“Hội thảo trên web sẽ bắt đầu vào ngày 5 tháng 3 lúc 6:00 chiều.
Vui lòng nhấp vào liên kết bên dưới để tham gia cuộc họp!”

Bên cạnh đó, một số giải pháp hội nghị truyền hình tự động gửi thư mời họp tới người tham gia qua email. Ví dụ: tính năng này được tích hợp trong phần mềm Zoom, Google Meet và TrueConf,… hỗ trợ rất nhiều cho việc thông báo cho các thành viên về cuộc họp sắp tới.